Požadavky
Jak si naši novou kolegyni představujeme?
- má min. středoškolské vzdělání ekonomického zaměření (uplatní se obory jako ekonomika, obchodní činnost, administrativa či veřejnosprávní činnost),
- je organizovaná, zodpovědná a přemýšlí o práci i za povinnou hranici úkolů,
- její komunikační dovednosti jsou na jedničku nejen po gramatické stránce, ale v celkovém projevu,
- umí si poradit s prací na PC (využíváme internet, MS Office, e-maily, kalendář, Google Disk, Notion nebo Slack – dokážeme rychle zaškolit).
- zvládá si úkoly zorganizovat a určit ty prioritní a dobře tak funguje i při momentální vyšší pracovní zátěži,
- je zaměřená na výkon.
NÁPLŇ PRÁCE
Aneb o co přesně se jedná
Jako administrativní pracovnice bude úzce spolupracovat s provozní ředitelkou a pomáhat personalistce. Jednat se bude o úkoly jako např.:
- (V rámci podpory provozu):
- Zakládání dokumentů a jejich archivace.
- Běžná komunikace prostřednictvím e-mailů a jiných komunikačních kanálů. Komunikace také napříč celou firmou.
- Shromažďování dokumentů k nákladům staveb a jejich výstupy – spolupráce s dalšími kolegy, aby byly všechny informace úplné.
- Zajištění kancelářských potřeb. Sledování stavu jejich zásob.
- Příprava administrativních dokumentů v rámci provozní agendy a různých projektů.
- Sledování termínů a správa provozní dokumentace (revize, energie).
- Zajišťování ubytování pro zaměstnance na pracovních cestách – vyhledávání, rezervace, komunikace s ubytovateli, operativní řešení změn, kontrola faktur.
- Přebírání zásilek od dopravců včetně zajištění úhrady dobírkových částek.
- Občasné odesílání poštovních zásilek na poště.
- (V rámci podpory HR agendy):
- Zakládání, aktualizace a archivace osobních složek zaměstnanců.
- Evidence a kontrola docházky.
- Komunikace s úřady (např. Úřad práce, ČSSZ, zdravotní pojišťovny) – typicky v souvislosti s přihláškami/odhláškami.
- Dopomoc s organizací vzdělávacích aktivit, školení a celofiremních akcí.
- Logisticko-materiální podpora – Evidence skladových zásob OOP a pracovního oblečení, objednávky materiálu, příjem
